Veranstaltungs- und Seminarbedingungen
Gültig ab: 12.08.2026 · Fassung vom 12.09.2026
Das Wichtigste in Kürze
- Storno: bis 8 Wochen vor Beginn kostenlos, danach gestaffelt 30 / 60 / 80 / 100 %.
- Zimmer: ab 8 Zimmern gilt dieselbe Staffel, darunter die kulante Einzelgastregelung.
- Teilnehmerzahl: bis 7 Tage vorher ± 10 % kostenfrei.
- Größere Reservierungen: bei mehr als 10 Personen oder bei exklusiver Raumnutzung gibt es ein Angebot mit Mindestumsatz je Person. Erst mit Ihrer Annahme ist der Termin fix.
- Anzahlung: 30 % des Auftragswerts bei Vertragsabschluss, der Rest nach der Veranstaltung.
- Zahlungsziel: 7 Tage ab Rechnungsdatum.
- Verlängerung: nur nach vorheriger Absprache; Personal außerhalb der Öffnungszeiten nach den Stundensätzen im Angebot, Nachtzuschläge inklusive.
1. Ihr Vertragspartner
Betreiber des Hafnerhotels und Ihr Vertragspartner ist die
„Hafnerhotel“, „HAFNERBAR“ und „HAFNERHOTEL & HAFNERBAR“ sind Bezeichnungen des Betriebs. Vertragspartner ist in allen Fällen die Hafnerbar GmbH & Co KG.
2. Wofür diese Bedingungen gelten
Diese Bedingungen gelten für alle Angebote, Reservierungen und Verträge über
- Seminare, Tagungen, Workshops und Klausuren,
- Feiern und sonstige Veranstaltungen,
- Reservierungen in Restaurant und HAFNERBAR mit mehr als 10 Personen sowie jede exklusive Nutzung eines Raums, auch wenn à la carte gegessen wird,
- Gruppenbuchungen ab 8 Zimmern.
Für die Übernachtung einzelner Gäste gelten unsere Beherbergungsbedingungen auf Grundlage der AGBH 2006. Bei Veranstaltungen mit Übernachtung gelten beide Dokumente nebeneinander; für die Zimmer entscheidet Punkt 7, welche Stornostaffel greift.
Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn wir ihnen schriftlich zustimmen.
3. Angebot und Vertragsabschluss
Unsere Angebote sind bis zu dem im Angebot genannten Datum gültig und bis dahin freibleibend. Der Vertrag kommt zustande, wenn Sie das Angebot schriftlich annehmen – per E-Mail oder über den Link in unserer Angebots-E-Mail.
Bis dahin ist der Termin nur vorgemerkt: Wir halten Raum und Datum bis zu der im Angebot genannten Optionsfrist frei. Läuft sie ohne Annahme ab, können wir anderweitig vergeben. Eine telefonische oder mündliche Reservierung für eine Gruppe mit mehr als 10 Personen wird erst mit der Annahme des Angebots verbindlich – für beide Seiten.
Was im Angebot steht, geht diesen Bedingungen vor: vereinbarte Räume, Zeiten, Leistungen, Preise, Stundensätze und – falls vereinbart – Mindestumsätze.
4. Anzahlung
Bei Vertragsabschluss werden 30 % des Auftragswerts als Anzahlung fällig. Den Rest rechnen wir nach der Veranstaltung ab.
Zahlen Sie die Anzahlung trotz Mahnung und angemessener Nachfrist nicht, dürfen wir vom Vertrag zurücktreten und die Buchung stornieren.
Bei Stammkunden und bei kurzfristigen Buchungen können wir im Angebot davon abweichen – zu Ihren Gunsten geht das jederzeit.
5. Zahlung und Fälligkeit
Die Schlussrechnung ist innerhalb von 7 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Wir halten uns an Termine und Zusagen und erwarten das auch von unseren Kunden.
Bei Zahlungsverzug verrechnen wir gegenüber Unternehmern die gesetzlichen Verzugszinsen nach § 456 UGB, gegenüber Verbrauchern die gesetzlichen Verzugszinsen. Die notwendigen und zweckentsprechenden Kosten von Mahnung und Betreibung trägt der Kunde im gesetzlichen Rahmen.
6. Teilnehmerzahl
Die im Angebot bestätigte Teilnehmerzahl ist verbindlich.
- Bis 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn können Sie die Teilnehmerzahl schriftlich um bis zu 10 % nach oben oder unten ändern – kostenfrei. Diese Meldung gilt als Endteilnehmerzahl.
- Verrechnet wird die höhere der beiden Zahlen: gemeldete Endteilnehmerzahl oder tatsächlich anwesende Personen.
- Eine Reduktion um mehr als 10 % oder eine Meldung später als 7 Tage vor Beginn gilt als Teilstorno. Dafür gelten die Stornobedingungen in Punkt 7.
Deutlich mehr Teilnehmer als vereinbart stimmen Sie bitte vorher mit uns ab – die Räume haben feste Kapazitäten, und wir wollen Ihnen einen passenden Raum geben (siehe Punkt 9).
7. Stornobedingungen
Stornierungen und Reduktionen melden Sie uns bitte über den Link zu Ihrer Buchung, den Sie mit unserer Bestätigung erhalten haben – dort landen Änderungen direkt in unserem System und gehen nicht verloren. Ersatzweise gilt auch eine E-Mail an office@hafnerhotel.at; beides erfüllt die Schriftform, ein Anruf allein genügt nicht. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem Ihre Meldung bei uns eingeht. Gerechnet wird in Kalendertagen bis zum Veranstaltungsbeginn beziehungsweise bis zum Anreisetag.
Wir sind ein Hotel und keine Versicherung – wer ein Ausfallrisiko wirklich absichern will, ist mit einer Stornoversicherung gut beraten.
7.1 Veranstaltungsleistungen und Zimmer ab 8 Zimmern
Eine Staffel, zwei Anwendungsfälle. Sie gilt für
- alle Veranstaltungsleistungen – Raum, Tagungs- und Seminarpauschalen, Verpflegung und was sonst gebucht ist –, unabhängig von der Größe der Veranstaltung, und
- Zimmer, sobald die Buchung 8 Zimmer oder mehr umfasst.
| Eingang der Stornierung bei uns | Stornogebühr |
|---|---|
| bis 8 Wochen vorher (56. Tag oder früher) | kostenlos |
| ab dem 55. bis zum 28. Tag vorher (weniger als 8 bis 4 Wochen) | 30 % |
| ab dem 27. bis zum 14. Tag vorher (weniger als 4 bis 2 Wochen) | 60 % |
| ab dem 13. bis zum 3. Tag vorher | 80 % |
| ab dem 2. Tag vorher, am Veranstaltungstag und bei Nichterscheinen | 100 % |
Die Prozentsätze beziehen sich auf den stornierten Umsatz: bei Veranstaltungsleistungen auf den gebuchten Veranstaltungsumsatz, bei Zimmern auf den Zimmerumsatz. Bei Reservierungen ohne festen Leistungsumfang (etwa à la carte) ist der im Angebot vereinbarte Mindestumsatz die Grundlage; werden weniger Personen gemeldet als vereinbart, gilt Punkt 6 entsprechend. Gerechnet wird bis zum Veranstaltungsbeginn, bei Zimmern bis zum Anreisetag. Werden einzelne Zimmer aus einem Kontingent storniert, gilt die Staffel für die stornierten Zimmer.
Fair bleibt es in beide Richtungen: Was wir uns durch die Absage ersparen (etwa nicht eingekaufte Verpflegung) und was wir durch anderweitige Vergabe stornierter Zimmer oder Räume einnehmen, rechnen wir auf die Stornogebühr an.
7.2 Zimmer bei Buchungen unter 8 Zimmern
Umfasst die Buchung weniger als 8 Zimmer, gilt für die Zimmer die kulante Staffel für Individualgäste: bis 7 Tage vor dem Anreisetag kostenlos, danach 50 %, ab dem Anreisetag 100 % (siehe Beherbergungsbedingungen).
Maßgeblich ist ausschließlich die gebuchte Zimmeranzahl. Preise, Konditionen oder Rabatte spielen dabei keine Rolle. Ein Seminar zu zweit behält also die kulante Zimmerregelung – für den Veranstaltungsumsatz gilt aber auch dann die Staffel aus Punkt 7.1.
7.3 Pauschalarrangements mit Übernachtung
Buchen Sie eine Pauschale, die Übernachtung und Veranstaltungsleistungen kombiniert (zum Beispiel ein Klausur-Package), und liegt die Buchung unter 8 Zimmern, teilen wir den Pauschalpreis im Stornofall auf:
- Der Logis-Anteil folgt der Zimmerstaffel nach Punkt 7.2.
- Der übrige Anteil (Raum, Tagungsleistungen, Verpflegung) folgt der Staffel nach Punkt 7.1.
Maßgeblich ist der im Angebot ausgewiesene Logis-Anteil. Ist dort ausnahmsweise keiner ausgewiesen, gilt ein Logis-Anteil von 50 % des Pauschalpreises. Weisen Sie nach, dass der tatsächliche Logis-Anteil höher war, gilt der nachgewiesene Anteil — die Auffangregel arbeitet nicht gegen Sie.
(Beispiel: Bei einer Klausur mit 4 Zimmern, die 3 Wochen vor Beginn abgesagt wird, ist der Logis-Anteil kostenfrei, für den übrigen Anteil fallen 60 % an.)
Ab 8 Zimmern erübrigt sich die Aufteilung: Dann gilt für den gesamten Pauschalpreis die Staffel nach Punkt 7.1.
8. Zimmerkontingente und Option
Reservierte Zimmerkontingente halten wir bis zu der im Angebot genannten Optionsfrist unverbindlich für Sie frei. Danach können wir die Zimmer anderweitig vergeben, soweit Sie nicht fest gebucht haben.
9. Räume
Wir planen für Sie den Raum, der zu Teilnehmerzahl und Anforderungen passt, und teilen ihn im Rahmen der Gesamtplanung des Hauses zu. Diese Zuteilung dürfen wir ändern.
Ein bestimmter Raum ist nur dann fix zugesagt, wenn das Angebot ihn ausdrücklich als fix vereinbart ausweist.
Bei einem Wechsel gilt: Der Raum ist gleichwertig, der Wechsel ist für Sie zumutbar, und der Charakter Ihrer Veranstaltung bleibt gewahrt. Wir informieren Sie so früh wie möglich.
Aufbau, Anlieferung und Abbau stimmen wir vorher ab. Die Räume stehen Ihnen innerhalb der im Angebot genannten Zeiten zur Verfügung.
10. Veranstaltungsende, Öffnungszeiten und Verlängerung
Ihre Veranstaltung endet zu der im Angebot vereinbarten Zeit.
Unsere gewöhnlichen Öffnungszeiten enden Montag bis Samstag um 0:00 Uhr, an Sonn- und Feiertagen um 13:00 Uhr.
- Eine Verlängerung über das vereinbarte Ende hinaus ist nur nach unserer vorherigen Zustimmung möglich. Sprechen Sie uns bitte rechtzeitig an – wir finden meist eine Lösung.
- Personal, das außerhalb der gewöhnlichen Öffnungszeiten für Sie im Einsatz ist, verrechnen wir nach den im Angebot genannten Stundensätzen – Nachtzuschläge sind darin bereits enthalten.
- Zeitgebundene Pauschalleistungen (etwa Seminar- oder Tagungspauschalen) gelten innerhalb der ausgeschriebenen Zeiten. Leistungen außerhalb dieser Zeiten verrechnen wir zusätzlich.
Bitte nehmen Sie dabei auf unsere Hausgäste Rücksicht: Sie schlafen im selben Haus und haben am nächsten Morgen meist Termine. Wir dürfen die Lautstärke reduzieren lassen und Außenbereiche schließen, wenn es die Nachtruhe oder behördliche Auflagen erfordern.
11. Exklusivität, Buyout und Mindestumsatz
Die Buchung eines Raums begründet keinen Anspruch auf Exklusivität. Haus, Restaurant und HAFNERBAR stehen während Ihrer Veranstaltung grundsätzlich auch anderen Gästen offen.
Exklusive Nutzung einzelner Bereiche oder des ganzen Hauses vereinbaren wir gerne – sie braucht eine ausdrückliche schriftliche Vereinbarung und einen Mindestumsatz. Die konkrete Schwelle steht im jeweiligen Angebot.
Für größere Reservierungen (Punkt 2) vereinbaren wir im Angebot einen Mindestumsatz je Person – auch ohne Exklusivität. Er ist keine Gebühr, sondern eine Untergrenze für die Konsumation, die eine Gruppe dieser Größe üblicherweise ohnehin erreicht.
Wird ein vereinbarter Mindestumsatz nicht erreicht, verrechnen wir die Differenz auf den Mindestumsatz.
12. Technische Ausstattung
Die im Angebot angeführte Standardtechnik – Beamer, Leinwand, TV, Flipchart, Pinnwand, WLAN – stellen wir im Rahmen der Buchung kostenlos zur Verfügung.
Für Schäden durch Teilnehmer, Referenten oder von Ihnen beauftragte Dienstleister haftet der Veranstalter beziehungsweise der Verursacher. Bei mutwilliger oder fahrlässiger Beschädigung verrechnen wir die Reparatur- oder Wiederbeschaffungskosten gesondert.
13. Mitgebrachte Gegenstände, Fremdtechnik, Garderobe
- Mitgebrachte Gegenstände, Ausstellungsstücke und Dekoration lagern im Haus auf Ihr Risiko; eine eigene Versicherung ist sinnvoll. Wir haften dafür nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit; unsere gesetzliche Haftung für eingebrachte Sachen (§§ 970 ff ABGB) bleibt unberührt. Nach der Veranstaltung nicht abgeholte Gegenstände entfernen und lagern wir auf Ihre Kosten.
- Dekoration muss den Brandschutzauflagen entsprechen. Wir dürfen einen Nachweis verlangen und Dekoration ablehnen – das ist der eine Punkt, bei dem wir humorlos sind.
- Selbst mitgebrachte oder über Dritte bezogene Technik und externe Dienstleister, die Sie beauftragen, liegen in Ihrer Verantwortung. Bitte melden Sie uns solche Firmen vorher an.
- Eine unbeaufsichtigte Garderobe ist keine Verwahrung; dafür haften wir nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Eine bewachte Garderobe organisieren wir gegen Aufpreis.
14. Speisen und Getränke
Speisen und Getränke beziehen Sie bitte über uns – dafür haben wir eine Küche. Mitgebrachte Speisen und Getränke sind nur nach vorheriger Vereinbarung zulässig; in diesem Fall verrechnen wir ein Korkgeld beziehungsweise eine Servicepauschale nach den Sätzen im Angebot.
15. Musik, Lärm und AKM
Wird bei Ihrer Veranstaltung Musik gespielt – live oder ab Tonträger –, ist die Anmeldung bei der AKM Sache des Veranstalters; die Gebühren tragen Sie und weisen uns die Anmeldung auf Verlangen nach. Unseren Anweisungen zur Einhaltung der Lärmschutzauflagen ist im laufenden Betrieb Folge zu leisten.
16. Foto- und Filmaufnahmen
Aufnahmen Ihrer eigenen Veranstaltung sind Ihre Sache – bitte holen Sie die Zustimmung Ihrer Teilnehmer selbst ein. Aufnahmen unseres Hauses zu Werbe- oder Veröffentlichungszwecken sowie gewerbliche Foto- und Filmproduktionen im Haus brauchen unsere vorherige Zustimmung.
17. Wenn Sie nicht durchführen können (höhere Gewalt)
Können Sie Ihre Veranstaltung wegen behördlicher Maßnahmen, einer Katastrophe oder aus einem vergleichbaren, von Ihnen nicht zu vertretenden Grund nicht durchführen, stornieren wir nicht, sondern verschieben kostenfrei: auf einen Ersatztermin innerhalb von 12 Monaten.
Bitte informieren Sie uns unverzüglich, sobald das absehbar ist. Den Ersatztermin legen wir gemeinsam fest; bereits geleistete Anzahlungen rechnen wir an. Für den Ersatztermin gelten die Preise laut Punkt 19.
18. Rücktritt durch das Hotel
Wir dürfen aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurücktreten, insbesondere bei
- höherer Gewalt oder sonstiger unverschuldeter Unmöglichkeit der Leistungserbringung,
- unzulässiger oder irreführender Verwendung der Veranstaltung, die geeignet ist, den Ruf des Hauses zu schädigen,
- Nichtzahlung der Anzahlung trotz Mahnung und Fristsetzung.
In diesen Fällen besteht kein Anspruch auf Schadenersatz. Bereits geleistete Zahlungen erstatten wir, soweit ihnen keine erbrachte Leistung gegenübersteht.
19. Preisänderungen
- Ändern sich zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung die Umsatzsteuer oder die Ortstaxe, passen wir die Preise entsprechend an.
- Liegen zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung mehr als vier Monate und ändern sich unsere Kosten nachweislich, dürfen wir die vereinbarten Preise angemessen anpassen — in beide Richtungen: Sinken die Kosten, sinkt auch der Preis.
- Gegenüber Verbrauchern gilt das nur im gesetzlich zulässigen Rahmen.
20. Datenschutz
Die im Zuge der Buchung übermittelten Daten verarbeiten wir nach den geltenden Datenschutzbestimmungen. Näheres in unserer Datenschutzerklärung.
21. Rechtswahl, Erfüllungsort, Gerichtsstand
Es gilt österreichisches Recht. Erfüllungsort ist Wieselburg. Für Klagen gegen Unternehmer ist Gerichtsstand Scheibbs. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände — daran ändern diese Bedingungen nichts.
22. Schlussbestimmungen
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt der Rest gültig. Änderungen und Ergänzungen halten wir beidseitig schriftlich fest. Gegenüber Verbrauchern gilt: Formlos gegebene Zusagen unserer Mitarbeiter bleiben wirksam.